8WaysToSaveTime

Youcan'tchangethenumberofhoursinaday,butyoucanfillthemmoreefficiently,withlessstressandmentaleffort.You'velikelyheardthisbefore,andperhapsyourpasteffortsattimemanagementhavebeen,well,awasteoftime.Butmostpeople'sattemptstoincreaseproductivitygetderailedbytwovirtuesofmodernliving:technologyandoptions.

一天有多少個小時，你改變不了。可是，你可以更輕松有效地度過這段時間。很可能你之前聽說過，也曾浪費時間在時間管理上的。但是，因為現(xiàn)代生活帶來的科技和選擇兩大便利，大多數(shù)人想要提高效率的各種嘗試都偏軌了。

Today'sonslaughtoftech--smartphones,iPads,searchengines,socialmedia--isfragmentingourattentionspans,gummingourmentalgearswithuselessfacts,andturningusintosurface-levelthinkers.Atthesametime,allthemunicationchoiceswehavetoday--email,IM,text,SkypeorGmailchat--arethwartingefficiency.

今日的科技沖擊——智能手機，蘋果平板，搜索引擎，社交媒體——正在分散我們的注意廣度，用無用的事實影響我們的心理裝備，與此同時將我們變成膚淺的思考者。同時，所有可用的交流方式——郵件，實時通訊，短信，網(wǎng)絡電話或者谷歌聊天——都在阻礙效率。

Butwedon'thavetogiveuptechnologytoregaincontrol."Youneedtosetexpectationsofyourselfandotherpeople,"saysDanielMarkovitz,abloggerontimemanagementfortheHarvardBusinessReview."Youneedtosay,'Here'stheBatPhonenumber.Useitifthere'sanemergency.Otherwise,leavemealonetodomyjob.'"Here,eightwaystomanagetime.

但是，我們不用放棄科技去重掌時間?！澳阈枰o自己和他人定好期望，”為《哈佛商業(yè)評論》寫關于時間管理博文的丹尼爾·馬科維茨講道。你需要說清楚，“這是私人電話號碼。有緊急事情可以打。否則，不要打擾我工作?！币韵率前朔N時間管理的方式。

1.Finishsimpletasks

1.完成簡單的任務

Alwayspleteeasytasks,likereadingamemo--neverswitchbetweensmallprojects."Themindholdsonlyaboutsevenpiecesofinformationatatime,"saysCarnegieMellonpsychologistDavidCreswell."Ifyouswitchtoothertasks,thosepiecesofinformationgetscrambledandneedtoberelearned.It'sapletetimewaster."Bottomline:Don'ttrytodotwosimpletasksatonce.

記得完成簡單的任務，比如讀便箋——絕對不要在簡單的任務之間切換。“大腦一次最多可以保存七條信息，”卡耐基梅隆大學的心理學家大衛(wèi)·克雷斯韋爾講道。“如果你轉而去做其他，這些已有信息被擾亂，就需要重新獲取了。這純屬浪費時間?！钡拙€是：不要試著一次去完成兩項簡單的任務。

2.Breakupplextasks

2.分解復雜的任務

Complextaskslikebuildingabudgetdifferfromsimpleones:Youcanpletethemmorequicklyandefficientlybybreakingthemup.Creswellfoundpeoplewhohadtopletechallengingtasksdidsomoreeffectivelywhentheytookatwo-minutebreakandworkedonsomethingpletelydifferent--forexample,doingacrosswordwhentryingtofinishyourtaxes.

諸如做預算這樣的復雜任務和簡單任務不同：分解后，你可以更快速有效地完成?？死姿鬼f爾發(fā)現(xiàn)當人們花兩分鐘時間的中斷時間去做完全不同的事情時，可以更高效地完成挑戰(zhàn)性的工作——比如，在結算稅務的間歇做做填字游戲。

"Yourbrainisunconsciouslyprocessinginformationduringdistractortasks,anditdoesabetterjob,"Creswellsays."Evenatwo-minuteperiodofcheckingemailcanhaveabeneficialeffect."Butnotehe'snotadvisingmultitaskinghere--alwayslearnthecontoursofaproblemthoroughlybeforedistractingyourselfwithamenialtaskforafewminutes.Also,choosesomethingpletelydifferentfromyourmainproject."Themoredistinctitis,thebetter,"hesays.

“當你轉移注意力時，大腦在不知不覺地處理信息，而且這樣的效果更好，”克雷斯韋爾講道?！凹词怪皇腔▋煞昼娙ゲ猷]件也很有益?！钡亲⒁馑皇翘岢瑫r處理多項任務——在用小事轉移注意力之前，總要先徹底弄懂大問題的概要。同時，選和你的主要項目完全不同的事情來做?！霸讲煌胶茫彼v道。

3.Buildwillpower

3.培養(yǎng)意志力

Willpoweriskeytoefficiency--andjustlikethemusclesinyourbody,ifyouexerciseitmorefrequently,youcanimproveit.

意志力是高效的關鍵——就如你身體的肌肉一樣，鍛煉越多，越能提升。

FloridaStateUniversitypsychologistRoyBaumeisterfoundthatmakingpeopleperformsimplewillpowerexercises--likeusingtheirnondominanthandtoopendoorsorbrushtheirteeth--strengthenedtheirfocusduringmoreimportanttasks.

弗羅里達州立大學的心理學家羅伊·鮑邁斯特發(fā)現(xiàn)，讓人們做簡單的意志力練習——比如用不慣用的手去開門或者刷牙——能讓他們在做重要任務時加強注意力。

"Whenyoupracticeoverridinghabitualways,youareexertingdeliberatecontroloveryouractions,"saysBaumeister."Ifyoucangetpeopletodowillpowerexerciseslikethese,itwillimprovehowwelltheymanagetheirtimeandhelpthemdevelopthewillpowertomakebetterdecisions."Honeyourwillpowerbybreakingaroutinelikedrivingthesamewaytoworkorbygivingupabadhabitlikejunkfoodforaweek.

“當你練習戰(zhàn)勝慣常方式時，你在特意地控制自己的行為，”鮑邁斯特講道?！白鲞@些意志力練習會幫助人們提高時間管理的能力，同時鍛煉他們的意志力從而做出更好的決定。”打破常規(guī)的習慣——比如每天開同樣的路回家，或者堅持一星期放棄壞習慣——比如垃圾食品，能幫助你培養(yǎng)意志力。

Willpowergetsdepletedwhenyouuseittoomuch--whichiswhyjudgesandsurgeons,whomakedecisionsallday,begintomakegenericorunderinformedoneslateron.Avoidmakingmajordecisionsafteraseriesofhardchoices.Whenpossible,makethetoughestdecisionswhenyourwillpowerisstrongest--inthemorningformost,saysBaumeister.Youcanidentifythistimebyexperience,hesays.Areyoumorelikelytoforgoaworkoutinthemorningorafternoon?Doyougetmoredoneatworkwhenyoufirstgetinorbeforeyouleave?

意志力，用太多就少了——這就是為何整日做決定的法官和外科醫(yī)生，時間久了會開始做泛泛的、信息不足的決定。避免在一系列艱難的抉擇之后做任何重大決定。可能的話，在意志力最強的時候做最艱難的決定——對大多數(shù)人而言是早晨，鮑邁斯特講道。你可以通過練習找出這個時間，他說。你更可能在早晨還是下午取消健身計劃?你會在剛到公司時還是下班離開前做更多的工作?

4.DevelopGooglediscipline

4.限制網(wǎng)上搜索

Gorgingonallthedataavailabletodayhasmadeusanationofdistractedthinkers.Howmanytimeshaveyousearchedforanansweronlineonlytofindyourselfwanderingthroughahyperlinkforest,gobblingupfactoids,switchingfromLinkedIntoFacebooktoemail?

現(xiàn)今，吞食所有可用信息讓我們的國家充斥著注意力渙散的思考者。有多少次，你在網(wǎng)上搜尋答案，最終卻發(fā)現(xiàn)自己被淹沒在超鏈接的森林里，風卷殘云般略過各種說法，從“領英網(wǎng)”調到“臉譜網(wǎng)”，再跳去郵箱?

ResearchshowswhenpeoplelookforananswerontheWeb,theyvisittoomanysiteswhenonlyoneortwowoulddo.Limityoursearchingtowhatyouneedforaproject.Wheneverpossible,turnoffallothertechnology,likeemailandyourphone,whenpletingaprojectonyourputer.

研究顯示，在網(wǎng)上搜尋答案時，事實上只有一兩個網(wǎng)站就可以提供解答，而人們往往會去瀏覽很多網(wǎng)站。在項目工作中，限制自己的搜尋在需要范圍內(nèi)。用電腦做項目時，可能的時候，關掉諸如郵箱和電話的其他所有高科技。

5.Keepacalendar,notato-dolist

5.安排日程表，而不是待辦清單

To-dolistsareineffectivebecausetheylackcontext:Researchshowspeopleleavethemostdifficulttasksundoneattheendoftheday.Instead,Markovitzadviseslayingoutblocksoftimeforeachtask."Itellpeopletohaveahealthyrelationshipwiththeircalendars,"hesays."Howcanyouprioritizeifyoudon'tknowhowmuchtimeyouhave?Youneedtomakemindfuldecisionsaboutthefiniteamountoftimeyouhavetowork."Blockingouttimeprovidesstructureandgivesyoumicro-deadlinestopletetasks.Leaveafewemptyspacesforinevitablecrisesandinterruptions,andtomakeroomfortasksthatmaytakelonger.

待辦清單缺乏內(nèi)容，因為不是很有效：研究表明一天結束的時候，人們最難的任務往往還沒做。與此相對，馬科維茨建議給每項任務分配時間版塊?！拔腋嬖V人們要和自己的日程表建立健康的關系，”他講道，“如果你都不知道自己有多少時間可用，怎么去安排優(yōu)先級?你要在自己有限的工作時間里，有意識地做決定?！皹顺鰰r間版塊能讓你更有條理，同時幫你給各項任務設置了微觀的截止時間。記得留出空白時間給無可避免的危機和干擾，以及可能需要延長工作時間的任務。

6.Pull,don'tpush

6.提取信息，而非推送

Mostofusarebombardedwithemails,calls,andrequeststhatdon'tnecessarilyneedourattentionthatmoment--oreventhatday.

我們中的大多數(shù)人，每天都被郵件、電話和要求轟炸，而這些大都是不需要我們當下——或者甚至當天就去注意。

"Peoplepushinformationonuswhenit'sready,notwhenweneedit,"saysMarkovitz.Instead,Markovitzsuggestspullinginformationwhenneededratherthanpassivelyreceivingitanytime.

“人們在準備就緒時講信息推向我們，而不是在我們需要的時候，”馬科維茨講道。與此相對，馬科維茨建議在需要的時候去提取信息，而不是任何時候都被動地接收信息。

Howtopull,notpush?Ifaprojectisplicatedandinvolvesmultiplepeople,talkaboutitinsteadofemailing.Don'tconstantlycheckandrespondtoemails–processmessagesinbatches,likeonceeverythreehours.Createanemailsignaturethatsaysyoudon'thavetimetorespondtoeverything,andifit'surgent,tocall.Thesamegoesformeetings:Doyoureallyneedtobethere?"Youneedtosetexpectations,"saysMarkovitz."Youneedtoslowdowntheavalancheofinformationingatyou.

"怎樣去提取，而不是推送呢?當項目本身復雜同時有多方人員參與時，與其發(fā)郵件，不如口頭交流。不要頻繁地查看和回復郵件——批量處理信息，比如每三小時一次。創(chuàng)建一個電子簽名，說明你沒有時間回復所有郵件，有緊急事件請打電話。開會也一樣：你一定要在場么?“你需要設定期望值，”馬科維茨講道?！澳阈枰怕加慷鴣淼男畔?。”

7.Limityourchoices

7.限制你的日常選擇

Whileyoucan'tchangethenumberofdecisionsyoumakeforyourjob,youcanlimitdailychoicesathome.Forinstance,PresidentObamawearsonlyblueorgraysuitstocurbunnecessarydecisions.Healsouses"decision"memoswiththreecheckboxes:agree,disagreeanddiscuss.

你無法改變出于工作需求所做的決定數(shù)量，卻可以限制自己在家的選擇。比如，奧巴馬總統(tǒng)只穿藍色和灰色西裝以避免不必要的選擇。他也使用只有三個選項的“決定”便箋：同意，不同意和再議。

"Toomuchchoiceisparalyzing,"saysSheenaIyengar,aColumbiaUniversitybusinessprofessor."Youwalkintoyourofficeandabazillionpeoplewilleatyoufromeveryside--emails,calls,meetings.Askyourself:Areyoubeingproactiveorjustreacting?Ifyou'rereacting,thenhalfthedaygoesbybeforeyousay,'Waitaminute,whatamIsupposedtobeworkingon?'"Establishroutinesthatletyoufocusonwhatyouneedtodofirst.

“選擇太多讓人不知所措，”哥倫比亞大學商業(yè)學教授席娜·艾揚格講道?！澳阕哌M辦公室，一大撥人從四面八方向你襲來——通過郵件，電話和會議。問問你自己：現(xiàn)在的你，是主動的，還是只在被動接收?如果你實在被動反應，那么在你講“等等，我該干什么來著?”之前，大半天已經(jīng)過去了。建立例行程序，讓自己首先集中在需要做的事情上。

8.Prepthenightbefore

8.前一天做好準備

Whileit'simportanttogetagoodnight'ssleep,thetimejustbeforebedisidealforgettingyourthoughtstogetherforthenextday--andnotjustbecauseitlessenswhatyouhavetodotomorrow.

好的睡眠固然重要，然而睡前時間是為第二天整理思緒的理想時段——不僅僅因為這樣做可以減輕明天的工作任務。

Scansofsleepingpeopleshowourbrainsworkonsolvingproblemswhenwe'renotawake,soreviewingalittleworkbeforebedhelpsimprintonyourbrainexactlywhatneedstobesolved."We'veallhadthatahamomentintheshowerthenextmorning,"saysCreswell."That'sbecauseyou'velettheunconsciousmindoperateorganicallyontheimprintedinformation."Butavoidoverlystressfulprojectsbeforebed,whichmaycauseyoutotossandturnwithworry.Anddon'tworkonanythingwithascreenwithinanhourofbed:Studiesshowthebluelightinscreenscanleadtofitfulsleep.

對入睡后人們的大腦掃描顯示：在我們沒醒著的時候，大腦在自行解決問題，因此睡前小小地回顧下工作可以幫助大腦留下印象，知道在睡眠階段應該解決什么問題?！暗诙烨宄肯丛钑r，我們都有過靈光乍現(xiàn)的瞬間，”克雷斯韋爾講道?！澳鞘且驗槟阕尨竽X在留下信息印象之后無意識地運轉了?！钡潜苊庠谒叭ハ雺毫艽蟮捻椖?，這樣做可能會讓你輾轉憂慮。而且，睡前一小時不要對著屏幕做事：研究顯示屏幕輻射出的藍光會讓睡眠斷斷續(xù)續(xù)。